O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA (CNJ), no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista o disposto na Resolução CNJ nº 324/2020,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), no âmbito do Conselho Nacional de Justiça, com a seguinte composição:

I – Coordenador do Comitê Gestor do Proname, que a presidirá;

II – Secretário Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica;

III – Diretor Executivo do Departamento de Pesquisas Judiciárias;

IV – Diretor do Departamento de Tecnologia da Informação;

V – Chefe de Gabinete da Secretaria-Geral;

VI– Chefe de Gabinete da Secretaria Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica;

VII – Chefe de Gabinete da Presidência;

VIII – Coordenador de Gestão da Informação e Memória do Poder Judiciário;

IX – Chefe da Seção de Arquivo e Gestão Documental;

X – Coordenadora de Processamento de Feitos; e

XI – Servidor com formação em História.

Parágrafo único. A Comissão poderá contar com o auxílio de outras autoridades ou especialistas com atuação em área correlata.

Art. 2º Compete à CPAD:

I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, de temporalidade e de destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los;

V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê Gestor do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória;

VI – analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do CNJ, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, de acordo com as Leis nº 12.527/2011, 8.159/1991, e com a Resolução Conarq nº 40/2014;

VII – aprovar, instituir e supervisionar as normas voltadas à transferência, ao recolhimento, ao armazenamento, ao acesso e à eliminação de documentos de arquivo no âmbito do CNJ;

VIII – aprovar e deliberar sobre o controle da produção, do tratamento, da destinação e do acesso aos documentos produzidos e acumulados no CNJ;

IX – comunicar e relatar à Administração Superior a eliminação indevida e o desaparecimento de documentos; e

X – definir a forma de destruição dos documentos aprovados para eliminação.

Art. 3º A CPAD se reunirá:

I – ordinariamente, uma vez a cada seis meses, por convocação do presidente com antecedência mínima de cinco dias; e

II – extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente ou por um terço de seus membros efetivos.

Art. 4º O quórum mínimo para realização das reuniões é de quatro membros permanentes.

Art. 5º As decisões da CPAD serão tomadas pelo voto da maioria simples dos seus membros, observado o quórum mínimo estabelecido no art. 4º.

Parágrafo único. Em caso de empate, prevalecerá o voto do presidente.

Art. 6º As deliberações da CPAD serão realizadas em reuniões e formalizadas em ata.

Art. 7º Ficam revogadas as Portarias nº 49/2017 e a 15/2020.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Ministro LUIZ FUX