O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições constitucionais e regimentais,

CONSIDERANDO as competências do Conselho Nacional de Justiça relacionadas à eficiência e à efetividade da prestação jurisdicional;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria nº 18, de 19 de fevereiro de 2010, que instituiu o Plano Estratégico do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO a necessidade de procedimentos de gestão, planejamento e organização de iniciativas de âmbito nacional;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º A proposição, aprovação, priorização e gestão de iniciativas de âmbito nacional do Conselho Nacional de Justiça observarão as normas previstas nesta Instrução Normativa.

Capítulo I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Considera-se iniciativa estratégica o programa, o projeto ou a operação alinhada a objetivo estratégico do Conselho Nacional de Justiça.

§ 1º Programa é o conjunto de projetos relacionados, que são gerenciados de forma coordenada para obtenção de resultados e controle que não são alcançados quando geridos individualmente.

§ 2º Projeto é o esforço temporário de trabalho ou o empreendimento planejado, com começo e término previamente definidos, para a criação de produtos, serviços ou resultados exclusivos.

§ 3º Operação é a ação continuada que produz o mesmo produto ou fornece serviço de natureza repetitiva.

Capítulo II

DA PROPOSIÇÃO, ANÁLISE E APROVAÇÃO DE INICIATIVAS NACIONAIS

Seção I

Da Proposição

Art. 3º A proposta deve ser dirigida ao Presidente, que poderá delegar seu encaminhamento ao Secretário-Geral.

Art. 4º São competentes para propor iniciativas nacionais:

I – o Plenário;

II – a Presidência;

III – a Corregedoria Nacional;

IV – os Conselheiros;

V – as Comissões Permanentes;

VI – a Secretaria-Geral.

Art. 5º A proposta deverá delimitar o objeto, demonstrar a pertinência e a viabilidade da iniciativa, além de contemplar:

I – escopo;

II – justificativa;

III – órgãos e unidades envolvidas;

IV – vinculação a metas ou a objetivos;

V – cronograma;

VI – orçamento.

§ 1º A proposta conterá a manifestação dos órgãos e unidades envolvidos na execução da iniciativa, quanto à sua viabilidade.

§ 2º A previsão dos recursos orçamentários incluídos na proposta deverá contemplar, no que couber:

I – diárias e passagens;

II – obras e engenharia;

III – recursos de tecnologia da informação;

IV – treinamento e capacitação;

V – aquisições;

VI – móveis;

VII – materiais;

VIII – consultorias;

IX – recursos e ações de comunicação social;

X – serviços.

Seção II

Da Análise e Aprovação das Iniciativas

Art. 6º A Secretaria-Geral receberá a proposta de iniciativa e a encaminhará ao seu Departamento de Gestão Estratégica para emissão de parecer, no prazo de dez dias, quanto ao plano estratégico, documentação, abrangência e existência de propostas similares em curso.

Art. 7º A Secretaria de Orçamento e Finanças – SOF emitirá parecer quanto à viabilidade orçamentária da proposta, no prazo de dois dias, nos casos em que a realização da iniciativa dependa da disponibilidade de recursos orçamentários.

Art. 8º As propostas serão distribuídas para análise e emissão de parecer das Comissões Permanentes, no prazo de quinze dias, observada a afinidade temática.

Parágrafo único. As Comissões Permanentes podem aprovar, rejeitar ou submeter a proposta de iniciativa à deliberação dos conselheiros, hipótese em que assinalarão a forma e o prazo para tanto.

Art. 9º Aprovada a iniciativa, o Presidente de Comissão designará um de seus membros para supervisão.

Parágrafo único. As Comissões poderão solicitar à Presidência a indicação de um dos Juízes Auxiliares do CNJ para acompanhamento das iniciativas.

Art. 10. Os responsáveis pela iniciativa e seus substitutos serão indicados pelo Presidente em até dois dias úteis após a aprovação da proposta.

Parágrafo único. A indicação de servidor para atuar como gestor de projeto de iniciativa estratégica deve observar, sempre que possível, a participação em cursos de formação em gerenciamento de projetos.

Art. 11. Ao final da análise da proposta, o Departamento de Gestão Estratégica será informado sobre a rejeição ou a aprovação e a consequente indicação de que trata o art. 10.

Art. 12. As iniciativas aprovadas serão instruídas e documentadas conforme a metodologia adotada no Conselho Nacional Justiça e incluídas no sistema de processo eletrônico.

Art. 13. Os projetos aprovados pelas Comissões serão comunicados aos demais Conselheiros.

Parágrafo único. O comunicado deverá informar o nome do projeto, a finalidade, o gestor e a Comissão à qual está vinculado.

Capitulo III

DO GERENCIAMENTO DAS INICIATIVAS

Art. 14. A gestão de cada iniciativa estratégica deverá observar, sequencialmente, as seguintes etapas:

I – elaboração de proposta;

II – verificação de requisitos e alinhamento ao Plano Estratégico;

III – verificação de disponibilidade orçamentária;

IV – aprovação para constituição da iniciativa;

V – designação do responsável e de seu substituto;

VI – execução e acompanhamento da iniciativa;

VII – organização e manutenção dos registros e documentos;

VIII – divulgação de informação periódica sobre o andamento dos trabalhos;

IX – controle da entrega dos produtos e do aceite pela área beneficiária;

X – divulgação do encerramento da iniciativa.

§ 1º As etapas descritas neste artigo estão representadas no fluxograma constante do Anexo I desta Instrução Normativa.

§ 2º A proposta e os demais documentos definidos para a gestão das iniciativas serão preenchidos e arquivados de acordo com os procedimentos definidos e divulgados pelo Departamento de Gestão Estratégica.

§ 3º As informações atualizadas sobre o andamento das iniciativas serão enviadas mensalmente ao Departamento de Gestão Estratégica.

§ 4º Os produtos, serviços ou resultados decorrentes das iniciativas serão entregues mediante aceite.

§ 5º O encerramento das iniciativas se dará com a entrega de relatório para comissão temática pertinente e ao Departamento de Gestão Estratégica, contendo:

I – comparativo entre os objetivos pretendidos e os resultados alcançados;

II – lições aprendidas.

Capítulo IV

DOS GERENTES DE PROJETO, RESPONSÁVEIS POR OPERAÇÕES E COORDENADORES DE PROGRAMAS

Art. 15. São definidos como papéis e responsabilidades na gestão de projetos, operações e programas:

I – patrocinador: órgão, comissão permanente, conselheiro ou unidade responsável pelo fornecimento de apoio institucional para o desenvolvimento da iniciativa estratégica e interlocução com outros órgãos;

II – gerente de projeto: responsável pelo planejamento, execução, comunicação sobre os objetivos e principais resultados, monitoramento e controle do projeto;

III – responsável pela operação: encarregado pelo acompanhamento das operações, assim como pela prestação de informações sobre o seu funcionamento;

IV – coordenador de programa: encarregado pelo desenvolvimento, comunicação, implementação, monitoramento, políticas, procedimentos, estruturas organizacionais e práticas associadas a programa.

§ 1º Poderão ser criados grupos de trabalho ou comitês para a execução de etapas e levantamento de dados que envolvam a rotina de trabalho das iniciativas.

§ 2º Durante a execução do projeto, o Departamento de Gestão Estratégica deverá ser informado sobre eventual criação de Comitês ou Grupos de Trabalho.

§ 3º Entende-se por grupo de trabalho o agrupamento de indivíduos com papéis interdependentes reunidos para a realização de tarefas específicas, de duração temporária.

§ 4º Entende-se por comitê o agrupamento de indivíduos com papéis interdependentes, reunidos para deliberação e tomada de decisões, constituído a juízo de conveniência e oportunidade pelos patrocinadores das iniciativas.

Art. 16. Cabe ao gerente de projeto, ao responsável pelas operações e ao coordenador do programa:

I – negociar com os clientes e demais partes intervenientes;

II – propor os recursos materiais e humanos, os estudos, as contratações e os treinamentos necessários à sua realização;

III – demandar, aos setores competentes do Conselho Nacional de Justiça, as providências e os materiais necessários ao desenvolvimento dos trabalhos;

IV – observar e aplicar os procedimentos estabelecidos para o monitoramento e a gestão de iniciativas no âmbito do Conselho Nacional de Justiça;

V – monitorar, documentar, acompanhar os trabalhos e avaliar os resultados;

VI – encaminhar informações pertinentes sobre a situação da iniciativa estratégica ao Departamento de Gestão Estratégica;

VII – encaminhar a documentação do projeto ao Departamento de Gestão Estratégica, na ordem cronológica dos fatos; e

VIII – informar ao DGE sobre eventual mudança no cronograma ou no escopo, com as devidas atualizações na documentação.

Art. 17. São atribuições do gerente de projeto, além das estabelecidas no art. 18:

I – negociar a cessão de servidores do próprio Conselho Nacional de Justiça para compor equipes;

II – elaborar o planejamento e o cronograma detalhado das atividades;

III – solicitar treinamento e orientar os membros da equipe;

IV – tomar providências corretivas e, caso necessário, ajustar o plano do projeto, negociando com clientes e fornecedores envolvidos; e

V – firmar expedientes no âmbito do projeto, quando necessário ao desempenho das atividades planejadas e dentro dos limites legais e regulamentares vigentes.

Art. 18. Cabe aos substitutos, nas ausências ou impedimentos dos correspondentes titulares, o exercício de todas as atribuições do substituído.

Capítulo V

DA GESTÃO ESTRATÉGICA

Art. 19. Considera-se portfólio o conjunto de operações, projetos ou programas associados a objetivo estratégico.

Art. 20. Competem ao Departamento de Gestão Estratégica as seguintes atribuições relativas à gestão de portfólio:

I – informar à Comissão de Gestão Estratégica, Estatística e Orçamento sobre a situação das iniciativas aprovadas;

II – elaborar, atualizar e publicar os procedimentos, o Manual de Gestão de Projetos e os formulários pertinentes;

III – prestar consultoria interna em gerência de projetos;

IV – zelar pela observância da metodologia e dos procedimentos estabelecidos, e auxiliar na sua aplicação;

V – publicar os documentos associados às iniciativas, de acordo com as informações repassadas pelos gerentes de projetos, responsáveis pelas operações ou programas;

VI – receber, compilar e publicar as informações relativas à situação das iniciativas;

VII – gerenciar o portfólio.

Capítulo VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 21. As iniciativas consideradas estratégicas pelo Plenário do Conselho Nacional de Justiça, a partir da data de vigência desta Instrução Normativa, serão exclusivamente aquelas previstas no Anexo II deste ato normativo.

§ 1º Os responsáveis pelas iniciativas catalogadas no Anexo II informarão ao Departamento de Gestão Estratégica, no prazo improrrogável de trinta dias contados da vigência desta Instrução Normativa:

I – a composição de eventuais grupos de trabalho e comitês a elas vinculados; e

II – a existência de acordos ou termos de cooperação, necessários à execução das iniciativas.

§ 2º A proposta e os documentos indispensáveis, devidamente formalizados de acordo com os procedimentos e padrões ora estabelecidos, serão encaminhados ao Departamento de Gestão Estratégica em até noventa dias.

Art. 22. Os responsáveis por projetos cuja previsão de encerramento seja inferior a noventa dias deverão:

I – informar ao Departamento de Gestão Estratégica a data de início e a previsão de encerramento do respectivo projeto;

II – adotar os procedimentos descritos nesta Instrução Normativa por ocasião do encerramento do projeto.

Art. 23. A relação de iniciativas estratégicas será divulgada e atualizada pelo Departamento de Gestão Estratégica, quando de seu encerramento ou aprovação.

Art. 24. Os casos omissos serão resolvidos pelo Secretário-Geral.

Art. 25. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

Ministro JOAQUIM BARBOSA