O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento da gestão de projetos institucionais no âmbito do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO a competência da Secretaria Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica de definir e regular o acompanhamento dos projetos institucionais, interagindo com os seus gestores, a fim de buscar a permanente atualização do portfólio de projetos institucionais do CNJ;

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1º O gerenciamento de projetos institucionais no âmbito do Conselho Nacional de Justiça CNJ obedecerá ao disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I –projeto: esforço planejado, com datas de início e término previamente estimadas, para entregar produtos, serviços ou resultados exclusivos;

II – programa: grupo de projetos gerenciados de maneira interdependente, visando à obtenção de benefícios que não seriam possíveis se eles fossem gerenciados individualmente;

III – portfólio de projetos: conjunto de projetos e programas institucionais gerenciados em grupo para alcançar objetivos estratégicos da organização;

IV – responsável pelo projeto: autoridade prevista no art. 5º desta Instrução Normativa responsável por propor a iniciativa e por acompanhar, em nível estratégico, a execução do projeto;

IV – responsável pelo projeto: autoridade prevista no art. 6º desta Instrução Normativa responsável por propor a iniciativa e por acompanhar, em nível estratégico, a execução do projeto; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020)

V – gestor de projeto: pessoa designada para coordenar o planejamento do projeto, monitorar a sua execução e orientar a atuação da equipe do projeto, a fim de atender ao seu escopo e alcançar os objetivos propostos;

VI – equipe do projeto: pessoas designadas para atuar na execução do projeto, em sua totalidade ou em etapa específica; 

VII – alta administração: é a instância deliberativa de nível mais estratégico no âmbito do CNJ, formada pelo Presidente, pelo Corregedor Nacional de Justiça, pelos Conselheiros, pelo Secretário-Geral, pelo Secretário Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica e pelo Diretor-Geral; e

VIII – supervisor do projeto: juiz auxiliar da presidência designado para acompanhar, em nível estratégico, a execução do projeto e atuar como interlocutor junto à alta administração. (Incluído pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020)

Art. 2º-A. É considerada política judiciária nacional, a política instituída pelo CNJ, de caráter contínuo ou de vigência determinada, que impulsione o desenvolvimento pelos órgãos do Poder Judiciário de programas, projetos ou ações voltadas à efetivação da Estratégia Nacional do Poder Judiciário. (Incluído pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020)

§1º Cabe à Secretaria Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica aprovar metodologia de gerenciamento de políticas judiciárias nacionais a ser proposta pelo Departamento de Gestão Estratégica. (Incluído pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020)

§2º O Departamento de Gestão Estratégica prestará suporte metodológico ao gerenciamento de políticas judiciárias nacionais. (Incluído pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020)

Art. 3º São considerados projetos institucionais do CNJ aqueles que, aprovados pela Presidência, visem ao cumprimento da missão, da visão e dos objetivos do Plano Estratégico do CNJ ou da Estratégia Nacional do Poder Judiciário, entre eles:

I – as iniciativas que pretendam a criação ou a aquisição de novos produtos ou serviços, exceto as relacionadas às despesas de pessoal e a outras despesas de manutenção do órgão;

II – os eventos institucionais desenvolvidos no âmbito de políticas judiciárias instituídas pelo CNJ; (Revogado pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020) e

III – outras iniciativas classificadas pela Presidência como projetos institucionais, em razão de sua relevância estratégica ou do impacto orçamentário envolvido.

Parágrafo único. Não são considerados eventos institucionais as ações de capacitação a cargo da Seção de Educação Corporativa – SEDUC, bem como as ações desenvolvidas em âmbito de programa institucional de caráter permanente, cuja revisão seja periodicamente submetida à alta administração, a exemplo do Programa de Qualidade de Vida no Trabalho e do Plano de Logística Sustentável do CNJ.

Parágrafo único. Os eventos institucionais desenvolvidos no âmbito de políticas judiciárias nacionais ou programas instituídos pelo CNJ, a exemplo de seminários, workshops, encontros, entre outros, não são considerados projetos institucionais e serão regulamentados em ato próprio. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 84, de 29.10.2020)

Art. 4º As regras e procedimentos que deverão ser observados para o gerenciamento de projetos institucionais no âmbito do CNJ constarão de manual a ser elaborado e mantido pelo Departamento de Gestão Estratégica – DGE.

Parágrafo único. O Manual de Gerenciamento de Projetos do CNJ será aprovado por ato do Secretário Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica –SEP.

Art. 5º Os modelos de documentos vinculados à metodologia de gerenciamento de projetos estarão disponíveis em formulário eletrônico no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, bem como no Portal de Intranet do CNJ, em área específica destinada ao gerenciamento de projetos.

 

CAPÍTULO II

DA PROPOSIÇÃO DE PROJETOS INSTITUCIONAIS

 

Art. 6º São competentes para propor projetos institucionais os integrantes da alta administração do CNJ relacionados no inciso VII do art. 2º , os Juízes auxiliares, os Diretores, os Secretários e o Chefe do Centro de Formação e Aperfeiçoamento de Servidores do Poder Judiciário – CEAJud.

Art. 7º O Termo de Abertura de Projeto - TAP, instrumento formal para a proposição de projetos institucionais, deverá ser submetido à deliberação da Presidência por intermédio da Secretaria Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica.

§ 1º O modelo de TAP conterá a identificação do projeto, a justificativa, os objetivos e os benefícios esperados, e será instruído com o Plano Geral de Projeto – PGP.

§ 2º O PGP é o documento no qual o gestor planeja o projeto, delimitando seu escopo, suas premissas e restrições, o orçamento geral, os riscos, o cronograma com os principais marcos do projeto e os seus respectivos responsáveis.

§ 3º A SEP solicitará parecer prévio do DGE quanto ao alinhamento do projeto ao Plano Estratégico do CNJ ou à Estratégia Nacional do Poder Judiciário; do Departamento de Pesquisas Judiciárias – DPJ, se necessário levantamento de dados quantitativos ou qualitativos de natureza estatística, e do Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação – DTI, se necessário o desenvolvimento de solução tecnológica.

Art. 8º Após a aprovação, o TAP e o PGP serão encaminhados ao responsável pelo projeto para as providências de execução e de monitoramento, podendo ainda ser acompanhados por orientações da Presidência.

Parágrafo único. A SEP dará ciência da aprovação do TAP ao DGE, para providências de acompanhamento do portfólio de projetos institucionais do CNJ.

Art. 9 ºAs solicitações de auxílio técnico e operacional relacionadas a projetos institucionais, bem como para participação de colaboradores eventuais, devem ser dirigidas, conforme o caso, à SEP, à Secretaria-Geral ou à Diretoria-Geral.

 

CAPÍTULO III

DO MONITORAMENTO DE PROJETOS INSTITUCIONAIS

 

Art. 10. As propostas de mudanças relevantes para o projeto, tais como alterações significativas no escopo, custos, prazo e qualidade, serão submetidas à deliberação da Presidência, por meio da SEP, com as devidas justificativas.

Parágrafo único. As propostas de que trata o caput deste artigo deverão ser instruídas com respectivo PGP atualizado.

Art. 11. As informações relativas à progressão da execução do projeto referentes, no mínimo, às entregas previstas no escopo, à execução de custos e aos prazos previstos em cronograma serão continuamente registradas em ferramenta de gerenciamento de projetos, a ser definida pela SEP, para subsidiar a gestão do portfólio de projetos institucionais do CNJ.

 

CAPÍTULO IV

DO ENCERRAMENTO DE PROJETOS INSTITUCIONAIS

 

Art. 12. O responsável pelo projeto deve elaborar Termo de Encerramento do Projeto – TEP e submetê-lo à Presidência, por meio da SEP, quando a iniciativa, por quaisquer motivos, for encerrada, com ou sem a entrega de resultados.

§ 1º O TEP conterá o comparativo entre os objetivos pretendidos e os resultados alcançados, bem como as lições aprendidas, ou, conforme o caso, a justificativa do cancelamento do projeto.

§ 2º No encerramento do projeto, o gestor deverá assegurar que as alterações de que trata o art. 10 desta Instrução Normativa, ou mesmo os ajustes de cronograma ou de custos observados ao longo da execução do projeto, foram registradas na última versão do PGP instruído no respectivo processo no SEI.

§ 3º A SEP dará ciência do encerramento do projeto ao DGE.

 

CAPÍTULO V

DAS ATRIBUIÇÕES NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS INSTITUCIONAIS

 

Art. 13. Cabe ao responsável pelo projeto institucional:

I – propor, por meio de TAP, a execução de projeto institucional à presidência do CNJ;

II – fornecer diretrizes e orientações ao gerente de projeto quanto ao planejamento e à execução da iniciativa;

III – avaliar a progressão do projeto;

IV – monitorar o desempenho e a qualidade dos produtos e solicitar eventuais mudanças;

V – informar sobre a mudança de gestor de projeto; e

VI – exercer as atribuições de que tratam os artigos 9o , 10 e 12 desta Instrução Normativa e outras necessárias à execução do projeto.

Art. 14. Cabe ao gestor de projeto institucional:

I – demandar as providências e os recursos necessários ao desenvolvimento dos trabalhos, respeitando o que tiver sido acordado durante o planejamento do projeto;

II – considerar as recomendações e orientações da Presidência e do responsável pelo projeto no planejamento e na execução do projeto;

III – conservar e manter atualizadas todas as documentações relativas à execução do projeto e disponibilizá-las no respectivo processo eletrônico no SEI, para fins de gestão documental da memória do projeto; e

IV – manter atualizadas, na ferramenta de gerenciamento de projetos de que trata o art. 11 desta Instrução Normativa, as informações sobre a progressão da execução da iniciativa.

Parágrafo único. Os projetos institucionais propostos por Conselheiros terão como gestor servidor lotado no respectivo gabinete.

Art. 15. Compete à SEP:

I – aprovar os instrumentos de gerenciamento de projetos;

II – zelar pela adoção das soluções de tecnologia necessárias à gestão do portfólio de projetos institucionais;

III – convocar a alta administração para apresentação, em Reunião de Análise da Estratégia – RAE, dos resultados parciais ou finais dos projetos institucionais aprovados;

IV – solicitar às autoridades responsáveis informações complementares necessárias ao acompanhamento de projetos institucionais;

V – subsidiar a presidência com informações sobre os projetos institucionais do CNJ.

Art. 16. Compete ao DGE, além da atribuição prevista no caput do art. 4o desta Instrução Normativa:

I – acompanhar a execução de projetos institucionais;

II – colaborar com a SEP, provendo-lhe informações sobre os projetos institucionais do CNJ;

III – solicitar aos gestores de projetos informações complementares necessárias ao acompanhamento dos projetos;

IV – auxiliar as unidades do CNJ quanto à utilização da metodologia de gerenciamento de projetos institucionais prevista nesta norma; e

V – orientar os gestores de projetos quanto à alimentação da ferramenta de gerenciamento de projetos de que trata o art. 11 desta Instrução Normativa.

 

CAPÍTULO VI

DA GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS INSTITUCIONAIS DO CNJ

 

Art. 17. A Secretaria Especial de Programas, Pesquisas e Gestão Estratégica fornecerá à alta administração as informações relativas ao portfólio de projetos institucionais do CNJ, com o objetivo de facilitar o gerenciamento e a governança conjunta dos projetos que visam concretizar o Plano Estratégico do CNJ e a Estratégia Nacional do Poder Judiciário, bem como de identificar as prioridades de execução em contexto de escassez de recursos humanos, financeiro ou outros.

Parágrafo único. Cabe à SEP definir as estratégias de comunicação e de publicação das informações sobre o catálogo dos projetos que integram o portfólio de projetos institucionais do CNJ.

Art. 18. O acompanhamento do portfólio de projetos institucionais constituir-se-á em processo contínuo e observará, no que couber, os marcos do processo de acompanhamento do Plano Estratégico do CNJ, atendo-se, em especial, à periodicidade das Reuniões de Análise da Estratégia – RAE.

§ 1º As informações relativas ao acompanhamento do portfólio de projetos institucionais serão extraídas da ferramenta prevista no art. 11 desta Instrução Normativa, cabendo ao gestor de projeto alimentá-la ao final do prazo de cada etapa prevista no escopo, ou sempre que julgar necessário, sem prejuízo da prestação de eventual informação complementar à SEP.

§ 2º No período de até dez dias antecedentes à realização da RAE, o gestor de projeto deverá assegurar que todas as informações da ferramenta de gerenciamento de projetos estão atualizadas, para fins de extração de relatório do sistema.

 

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

 

Art. 19. O gestor deverá instruir no SEI, sempre que possível em um único processo eletrônico, todos os documentos relativos à execução de projeto institucional, no que se incluem o Termo de Abertura, o Plano Geral do Projeto, atas e memórias de reunião, o Termo de Encerramento de Projeto, eventuais planos de ação, termo de cooperação, proposições normativas e outros documentos julgados relevantes para constituição de memória do projeto. Parágrafo único. Os processos eletrônicos derivados da execução de projeto institucional deverão estar correlacionados aos autos do processo principal em que consta o TAP do projeto.

Art. 20. O gestor de projeto apresentará à SEP, por ocasião de transição da Presidência, parecer expositivo contendo as pendências e as recomendações para o futuro dos projetos sob sua responsabilidade.

Art. 21. O prazo para a alimentação da ferramenta de gerenciamento de projetos de que trata o art. 11 desta Instrução Normativa será definido em Portaria da SEP.

§ 1º Quando não houver gestor designado para projeto institucional em andamento, o seu responsável deverá formalizar a indicação via processo SEI.

§ 2º Para utilização adequada da ferramenta de gerenciamento de projetos, serão ofertadas ações de capacitação para os gestores de projetos.

§ 3º Decorrido o prazo aludido no caput deste artigo, os projetos institucionais que não tenham informações alimentadas na ferramenta de gerenciamento de projetos serão considerados encerrados.

Art. 22. Os casos omissos serão resolvidos pelo Presidente do CNJ.

Art. 23. Fica revogada a Instrução Normativa nº 72, de 28 de setembro de 2018.

Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

Ministro DIAS TOFFOLI

Presidente